10 tips för email-stressade personer

Frustration, Jobb, Stress

Jag fick den här texten (lite omskriven här) på jobbet för någon vecka sedan och det är faktiskt många tänkvärda tips för att hantera emails i dagens digitala samhälle:

Regel nr 1: respektera mottagarens tid – dvs. det är upp till dig att skriva ditt email så kort och koncist som möjligt så att mottagaren kan ta in informationen på bästa sätt.

Regel nr 2: Cut the crap. Att vara kortfattad är inte oförskämt. Det är ok om det tar ett tag innan man får svar och om man inte får detaljerade svar.

Regel nr 3: Redan i Subject-line; beskriv vad ditt email handlar om och vad du kräver tillbaka! En action, enbart för din information, prioritet?

Regel nr 4: Gör emailet enkelt och skriv enkla, korta frågor som gör det överskådligt för mottagaren att veta vad som förväntas av honom/henne. Använd gärna olika alternativ och fråga vilket som mottagaren tycker är bäst. Du har då underlättat för mottagaren att ta emot informationen och processa den.

Regel nr 5: Var försiktigt med ”Reply to all”. Oftast är alldeles för många med i Cc-fältet. Kolla om personerna verkligen behöver vara i Cc.

Regel nr 6: Undvik att låta emailkedjan pågå för evigt. 3 gånger fram och tillbaka räcker, därefter kanske man ska ändra ämne för diskussionen eller kanske ta och lyfta luren och ta det på telefon?

Regel nr 7: Använd inte logos eller signaturer som blir som attachments. Det är slöseri med tid för mottagaren att titta om det är någon attachment och så är det bara en företagslogo…

Regel nr 8: Använd uttryck som ”NNTR” – No Need to Respond eller ”EOM” – End of Message. EOM kan användas om hela emailet kan skrivas i Subject-line; då behöver mottagaren inte ens öppna emailet.

Regel nr 9: Du behöver inte svara på alla email. Du behöver inte skriva ”Tack” eller ”Great” hela tiden. Här sparar du 30 sekunder till.

Regel nr 10: Försök planera in en halvdag då du inte kollar dina emails. Gör andra saker och ta bort email-stressen. En halvdag mer eller mindre gör ingen skillnad.

Annonser

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s